Projektorganisation
Projektaufbau
Es hat sich in der Praxis bewährt einen Projektaufbau zu wählen, bei welchem oberhalb der Projektleitung ein sog. Lenkungsausschuss sitzt welches das Projekt wie der Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft begleitet und Entscheidungen trifft, die zu treffen die eigentliche Projektleitung nicht befugt ist (Freigabe von Ressourcen, Schlichtung von Streitfällen innerhalb des Projektes etc..). Der Lenkungsausschuss sollte mindestens monatlich von der Projektleitung mit einem Statusbericht informiert werden um ggfs. steuernd eingreifen zu können.
Ein weiterer guter Ansatz ist, die Fachabteilung mit in die Projektleitung einzubinden um so mögliche Widerstände gegen das Projekt besser überwinden zu können.
Bei der Einbindung der Fachabteilung muss man sich im Klaren sein, dass ein Planungsprojekt grundsätzlich Widerstände seitens der Beteiligten hervorrufen kann.
Die Gründe dafür sind:
Ein erfolgreich durchgeführtes Planungsprojekt erhöht die Transparenz der Plandaten erheblich. Es bleibt weniger Raum für individuelle Nebenrechnungen und damit verringert sich die Gestaltungsmöglichkeit des einzelnen Planers. Seitens des Managements ist dies in aller Regel auch gewünscht.
Häufig wird Planung dezentral mit MS Excel oder MS Access durchgeführt. Dabei ist zu beachten, dass das Öffnen einer lokalen Excel Datei immer schneller sein wird als das Öffnen einer Datei auf einem Applikationsserver.
Projektablauf
Wichtige Know-how-Träger der Planung sollten zu regelmäßigen Besprechungen eingeladen werden um sie frühzeitig einzubinden, Fortschritte bei der Realisierung zu zeigen und Feedback einzuholen.