Prozessaufnahme
Der mit Abstand wichtigste Punkt bei einem Planungsprojekt mit SEM-BPS ist die umfassende und detaillierte Betrachtung des Planungsprozesses. Der Planungsprozess kann das Datenmodell, die Berechtigungen sowie den Einsatz von Tools zur Überwachung und Steuerung der Planung beeinflussen. Im Einzelnen ist bei der Prozessaufnahme zu klären:
Wer plant welche Kennzahl auf welcher Ebene?
Die verschiedenen Planer sollten zu Gruppen zusammengefasst werden. Aus diesen Gruppen werden später die Rollen gebildet wiederum für die Vergabe der Berechtigungen wichtig sind.
Es ist zu klären, ob Werte oder auch Mengen geplant werden. Möglicherweise kann eine Kennzahl aus der anderen abgeleitet werden.
Die Planungsebene ist einer der zentralen Punkte bei der Prozessklärung. Wird auf Ebene der einzelnen Materialien geplant oder auf Ebene einer Produktgruppe? Wird für die einzelne Kostenstelle oder für eine Kostenstellengruppe geplant? Die Antworten auf diese Fragen beeinflussen ganz wesentlich das Datenmodell (siehe auch Hinweis 4).
Wie wird geplant?
Bei einer analytischen Planung mit SEM-BPS können auf Basis von Mengengerüsten und Prämissen Planzahlen errechnet werden. Das ist dann der Fall, wenn man z.B. die Anzahl der Mitarbeiter auf einer Kostenstellen plant (aufgeteilt nach verschiedenen Beschäftigungsgruppen) und daraus die geplanten Lohnkosten ermittelt.
Ein einfacherer Planungsansatz wäre aus den Planzahlen des Vorjahres erhöht oder vermindert um einen Faktor die Planzahlen zu errechnen. Beide Ansätze bedingen unterschiedlich komplexe Datenmodelle und Planungsfunktionen.
Gibt es sich wiederholende Teilprozesse?
Hier muss geklärt werden ob es Teilprozesse oder Teilschritte in der Planung gibt, die wiederholt werden können. Z.B.: Der Planer hat ein Planungslayout zur Verfügung in das er sich mit einer Planungsfunktion Vorschlagswerte auf Basis von Vergangenheitsdaten holen kann vermindert oder erhöht um einen Faktor der zentral für alle Planer vorgegeben wird. Diese Vorschlagswerte kann er überschreiben und eigene Werte einfügen. Wenn die Geschäftsleitung diesen Faktor für alle verändert und die Planung auf Basis der neuen Werte noch einmal durchgeführt wird, muss sichergestellt sein, dass seine manuellen Anpassungen nicht überschrieben werden. Ein solcher Sicherungsmechanismus müsste im Datenmodell berücksichtigt werden (z.B. eigene Version für manuelle Anpassungen).
Top-Down versus Bottom-Up
Der Top-Down Ansatz in der Planung geht davon aus, dass die Planung auf einer übergeordneten Ebene (z.B. Kostenrechnungskreis) durchgeführt wird und die Ergebnisse dann auf die nachfolgenden Ebenen (z.B. Kostenstellen) nach einer bestimmten Logik verteilt werden.
Beim Bottom-Up Ansatz wird auf einer untergeordneten Ebene geplant und die Ergebnisse dann auf die höhere Ebene aggregiert.
Häufig findet sich in der Praxis eine Mischform bei der zuerst Bottom-Up geplant wird und die aggregierten Ergebnisse seitens der Geschäftsführung dann geprüft und mit den Unternehmenszielen verglichen werden. Nach dieser Prüfung werden die Planer der untergeordneten Ebenen dann in der Regel aufgefordert Ihre Planung in eine bestimmte Richtung anzupassen und die Aggregation wird wiederholt. Alternativ kann die Planung der untergeordneten Ebenen auch zentral mit einem Prozentwert maschinell angepasst werden.
Muss die Überwachung des Planungsprozesses vom System unterstützt werden?
Es ist zu klären, ob die Verantwortlichen für die Planung bei der Überwachung des Planungsprozesses eine systemseitige Unterstützung brauchen. Das BPS unterstützt dies mit dem Status- und Trackingsystem. In manchen Fällen werden aber auch Auswertungen aus dem SAP BW diese Funktion erfüllen können.